Algemeen

Als ATLETIEK CLUB PEGASUS LONDERZEEL (PEGA), VZW 22773 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

AC PEGASUS LONDERZEEL (PEGA)
Zetel:  Maldersesteenweg 80, 1840 LONDERZEEL
Emailadres: pega@atletiek.be, of bestuur@acpegasus.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door PEGA verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het beheren van de clubwebsite, inclusief social media, d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s en verslagen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van sportieve activiteiten (sportevenement, stages, enz.) en opleiding (contractuele grond)
• Het voeren van sportieve administratie (gerechtvaardigd belang),om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Atletiek Vlaanderen (VAL) en haar clubs, inclusief de activiteiten van de eigen club (toestemming betrokkene)
• Ter promotie van de atletiek (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal
• Indien van toepassing : wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging.
• Beeldmateriaal :  Er worden foto’s en video’s gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie en haar clubs
• Eventueel financiële gegevens, zoals rekeningnummer en betalingen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

• Verantwoordelijken van de club: bestuur, trainer(s), verantwoordelijke resultaten/criteriums en clubrecords, beheerders website
• Personeelsleden van de Atletiek Vlaanderen.

Verstrekking van gegevens aan derden 

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 Verstrekking aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:

• Voor de sportieve werking van de federatie aan Atletiek Vlaanderen, via ‘ALABUS’ het beheerprogramma van de VAL‘.
• De VAL zorgt voor de afspraken noodzakelijk voor ‘ALABUS’.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Verstrekking aan derden-ontvangers

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:

• Subsidiëring aan de lokale overheid.
• Wedstrijdadministratie en resultatenverwerking, bij activiteiten van andere atletiekclubs.
• (Lokale) Pers voor PR doeleinden. (Resultaten en/of foto’s)

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger (bij inschrijving van het lid).
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens, privécontactgegevens en rekeningnummers.

Bewaartermijn

PEGA  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
PEGA verbindt zich ertoe de algemene gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar na het beëindigen van het clublidmaatschap of na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen.

Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens PEGA van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.
Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens (HC) door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.
Via het hoger vermeld adres kan je hier ons hiervoor contacteren, om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

Werkwijze uittreksel strafregister

• Jeugdtrainers, disciplinetrainers, begeleiders van sportkampen en G-trainers die vanaf 01/02/2023 aangesteld worden komen in aanmerking voor de controle van het uittreksel van strafregister.
• ENKEL meerderjarige trainers dienen een uittreksel voor te leggen
• Het uittreksel kan veelal online aangevraagd worden bij de gemeente en dient max 1 maand oud te zijn

(Opm. voor sportkampen dient dit dus mogelijks jaarlijks herhaald te worden, indien het hier om een nieuwe aanstelling gaat)

• In het kader van een correcte toepassing met respect voor de GDPR regels, wordt volgende werkwijze toegepast:

Het uittreksel, bezorgd door de kandidaat, wordt geraadpleegd door de verantwoordelijke van de cel van de Raad Van Bestuur. Het resultaat van de controle wordt geakteerd in het eerstvolgende verslag van de Raad Van Bestuur onder de mededelingen van de cel. Het uittreksel wordt teruggegeven aan de betrokken persoon. Indien er afwijkende vermeldingen zijn die gerelateerd zijn aan minderjarigen, wordt dit besproken op de Raad Van Bestuur en kan de aanstelling nog niet gebeuren in afwachting van deze beoordeling. Ook in dit geval zal enkel het besluit van de Raad van Bestuur in het verslag geakteerd worden.

 Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met het bestuur op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

Wijziging privacyverklaring

PEGA kan de privacyverklaring (conform de bestaande regelgeving) steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op [15/08/2023]